Calculando tus gastos: ¿Qué es el TCO?

En muchas ocasiones los gastos en tu negocio o empresa se vuelven un caos, a veces hay cosas que se filtran, gasto que no sabes ni de donde salieron, y esto a la larga comienza a dar problemas fiscales por que de igual manera no se sabe como o en que momento se facturo tal o cual cosa. Cada producto adquirido en la empresa, cada servicio contratado significa un algo al cual se le tiene que dar un valor y desglosar cuanto nos va a costar a la larga cuando este producto o servicio se encuentre en operación. Esto tiene un nombre es el Costo Total de Operación también conocido en sus siglas en inglés TCO (Total Cost of Ownership)

El TCO ya era una idea que se manejaba desde los años 50’s y 60’s, en la época actual es un modelo diseñado por el Grupo Gartner la cual evalúa por separado el costo total en que se llega al adquirir cualquier producto o servicio dentro de una entidad con actividad económica, inicialmente solo se tomaba en cuenta como un sistema de información, y ahora se utiliza su concepto para todas las compras. El TCO es un modelo que ayuda tanto a consumidores y ejecutivos a calcular los costos directos e indirectos que están relacionados con la compra de cualquier activo de capital.

Los Principios del modelo

Los costos de propiedad de cualquier bien que se adquiere, tienen componentes más allá de los que se contemplan en el precio de compra del mismo, costos de mantenimiento para garantizar el funcionamiento correcto del bien o bienes, durante la vida útil del mismo. Esta medida surgió por necesidad de comparar equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro permanente al igual que valores de pago único, como tal es una visión a futuro.

Los costos que se contemplan van desde el almacenamiento, si necesita ambientación extra (aire acondicionado, adaptación), los costos de funcionamiento (electricidad, luz, agua, gas), el costo de los insumos donde incluye la monetización del costo diario de los mismos y lo que rendirá al respecto en su vida útil. Las reparaciones y su tiempo fuera de servicio tambien tiene un valor dentro de la misma empresa y se calcula también dentro del TCO.

Todo depende del cristal de la industria a la que le compres

Las necesidades son distintas y asi de diferentes son las características relacionadas con el TCO, no es lo mismo lo generado por una licencia de software a lo que podría generar un equipo de impresión multifuncional y aquí lo veremos brevemente:

  • Impresión: La marca del equipo de impresión, el costo de los consumibles, de las refacciones, que haya un servicio especializado de la marca en México (o en tu país de residencia), por que no solo es que imprima si no como lo imprima y que es todo aquello que tendré que invertir en ella a futuro, por que el hecho de que acepte o no un papel más grueso puede ser la diferencia entre lo que puedo ahorrarme o comprar más equipo de impresión.
  • Hardware para IT: Esta es una de las industrias que han venido a tomar un papel muy importante en los últimos años sobre todo por todos los adelantos en Internet, IoT (internet of things, internet de las cosas), la Realidad Virtual y Aumentadas (VR y AR respectivamente). Los costos que se contemplan para esta industria van desde el las reparaciones en garantía, el costo de servicio anual, hardware o software extra de operación.
  • Licenciamiento de Software: A pesar de que aquí hablamos solamente de costos iniciales y en ocasiones en un solo pago por una licencia vitalicia (que cada vez son menos, ya que se les hace más rentable pedir una renta mensual por dichos servicios), las renovaciones del mismo que aunque si cuestan menos significan otro desembolso el cual se calcula por medio del costo anual.
  • Industria Automotriz: Los automóviles tienen un total de inversión en el cual tenemos que tomar en cuenta factores como la depreciación, impuestos, composturas, seguros, gasolina, inclusive la marca del vehículo en cuestión por el uso que se le vaya a dar, por que no puedes comprar una SUV si solo estará una persona diario conduciéndolo y un compacto a alguien que necesitaría un todo terreno.
  • Productos financieros: Pueden ser nóminas, fondos de inversión, cuentas de ahorro, pero siempre hay que investigar las comisiones que cobran los bancos, manejos de cuenta hasta las disposiciones en efectivo en cajeros RED, siempre es un punto de reflexión al contratar estos servicios.

Consideraciones para calcular tu TCO.

  • Costos ocultos: Estos siempre nos deben de concernir ya que la mayoria de los “gastos hormiga” que podemos tener vienen de ésta vía, como en el caso de un software este necesita de capacitación extra para su uso.
  • Financiamiento: El método de financiamiento impactará de manera profunda en el TCO en cuestiones de deducciones fiscales, en la capitalización del presupuesto y la depreciación de lo que hayamos adquirido, son la clase de costos que deben de ser calculados junto con el departamento de contabilidad para tener todos los riegos y gastos calculados.
  • Mano de Obra: Este es muy importante en el caso de que la empresa se dedique a la manufactura ya que puede traer consigo beneficios como la reducción de costos operativos, pero en el caso negativo puede aumentar y deformar dichos costos.
  • El paso del tiempo: la inflación o inclusive la longevidad del equipo en cuestión determina lo que gastaremos en el, ya que conforme se vaya haciendo más viejo las reparaciones pueden costar más, eso es lo importante de ver todos los aspectos antes de cualquier adquisición.

Éstas son algunas de las razones por las cuales comprar un equipo actual nos puede ahorrar muchos dolores de cabeza, además que el adquirirlo con una empresa que ofrezca servicios certificados y garantías directamente con la marca es muy importante para beneficiarte completamente con esa adquisición y que sea una herramienta más que te ayude a crecer como negocio o empresa. En Outlet Multifuncionales nos preocupamos por eso y te ofrecemos los mejores equipos, de última generación donde al ser distribuidores de alta certificación con las marcas líderes del mercado podemos darte el mejor servicio y las garantías para tu tranquilidad, al ser una empresa con mas de 15 años de respaldo podemos facturarte y reducir tus costos fiscales.

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